Kako napisati pismo za stranko?

Ko se zahteva plačilo stranke, se uporabijo ustrezni ukrepi za oblikovanje učinkovitih pisem, ki se jim pošljejo. Pismo za zahtevek za plačilo se uporablja, ko stranka na dan zapadlosti ne plača računa. Dlje ko stranka plača račun, več pisem piše tej stranki. Zahtevek za plačilo mora biti vljuden, jasen in mora vsebovati podrobnosti o kršitvi, ki jo stranka izvede.

Koraki, ki jih morate upoštevati:

1

Uporablja pisemski papir podjetja, ker vsebuje vse informacije o organizaciji in pogosto izgleda bolj formalno.

2

Pismo mora biti naslovljeno na določeno osebo . Imeti morate datum pisma, ki mu sledi ime in naslov stranke. Naslovite osebo, ki pravi "Draga", sledi polno ime stranke.

3

Navedite namen pisma. Pismo za zahtevek za plačilo mora jasno navesti ta namen na začetku istega. Uporabite profesionalni ton in uporabite pozitivne in tople besede.

4

Vključuje podrobnosti o dolgu. Določa datum storitve za ta dolg, prvotni datum zapadlosti in dolgovani znesek, vključno z zamudnimi provizijami. Vključuje številko računa, kar omogoča odjemalcu lažje iskanje originalnega dokumenta. Mnoga podjetja bodo v to vrsto pisma vključila tudi kopijo originalnega računa . Obvestiti stranko o obrestni meri zamud pri plačilih.

5

Vprašajte stranke za plačilo. Kupec ve, da se je mogoče izogniti večjim stroškom za zamude pri plačilu, tako da se v določenem obdobju plača ustrezen znesek. Prosite stranko, naj vas pokliče, da se dogovori, če na ta datum ne bo mogel v celoti plačati. Če je potrebno, vključite podaljšanje vaše neposredne telefonske številke. Vključite svoj e-poštni naslov in tako ponudite svojo korespondenco preko tega obrazca, če stranka želi.

6

Hvala stranki. Če je bilo plačilo že opravljeno, se zahvalite stranki. Zahvaljujemo se strankam vnaprej za pošiljanje takojšnjega plačila. Obvestite stranko, da če imate kakršnakoli vprašanja v zvezi s to zadevo, ne oklevajte klicati.