Kako organizirati formalno srečanje

Včasih e-pošta ni dovolj. Obstajajo poslovne odločitve, ki se lahko sprejmejo le z impulzom osebnega srečanja vodij zadevnih oddelkov ali celo med člani različnih podjetij in institucij. Kot vsako uradno dejanje mora srečanje izpolniti nekatere korake za njegov pravilen razvoj. Zato v .com razlagamo, kako organizirati formalno srečanje .

Prejšnja faza: organizacija sestanka

Najprej je treba zastaviti vprašanje: "Ali je res potrebno organizirati srečanje za to temo?" In to je, da imajo ta imenovanja pogosto, in to upravičeno, ugled, da so verodostojni ljudje, ki odlašajo s časom, odlašajo s preveč urami, ne da bi rešili obravnavane zadeve. Zato je treba vsakič, ko se bo sestanek organiziral, če je res potrebno, ali pa je vprašanje, ki ga je treba obravnavati, rešiti veliko hitreje z nekaj e-poštnimi sporočili, nekaterimi telefonskimi klici ali celo z video konferenčno sejo. Skype ali Google Hangout.

Ko je odločitev sprejeta, je treba določiti število ljudi, ki se bodo udeležili in jim poslali povabilo, po možnosti pisno in v dovolj kratkem času, na primer 15 dni, če gre za navajanje ljudi, ki morajo potovati iz drugega mesta, čeprav bo odvisno od dnevnega reda in položaja vsake družbe.

Eno priporočilo: čim več ljudi gre dlje, bo srečanje večno, zato je bolje, da ne omenjamo več kot bistvene ljudi. Dnevi pred sestankom je priporočljivo, da potrdite prisotnost vsakega gosta po telefonu.

Poleg seznama oseb morate določiti tudi predvideno trajanje zasedanja, navesti dnevni red in določiti prostor za sestanek v prostor, ki je za ta namen opremljen. Vse to mora biti dobro razloženo v citiranem dokumentu, ki se pošlje vsakemu udeležencu srečanja.

Priprava prostora

Če delovni center nima ustrezne sejne sobe ali če za dan sestanka ne bo brezplačen, se lahko vedno obrnete na kongresni center ali hotel ali poslovni center, ki ima prostore. omogočeno. Glede na sestanek boste morda morali imeti internetno povezavo, dovolj vtičev, projektor ali opremo za videokonference.

Na isti dan sestanka morate najprej preveriti prostor, preveriti, ali razsvetljava, zvok in računalniška oprema delujejo brez težav in da je pohištvo pravilno urejeno. Prav tako morate zraven vsakega sedeža postaviti vodo in kozarce. Če vam svetuje urnik sestankov, lahko pripravite kavo in prigrizke pred sestankom ali kot odmor.

Razvoj srečanja

Kratkost je pomembna, tako da dejanje ni večno. Zato je primerno vzdrževati dnevni red in ga dosledno upoštevati, pri tem pa se trudimo, da ne odstopamo od obravnavanih vprašanj in v vsakem primeru zapustimo za kasnejše ali kasnejše srečanje sekundarna vprašanja, ki se lahko pojavijo.

Če to ni prvo srečanje na isto temo, se lahko začne z rekapitulacijo obravnavanih vprašanj in predhodno doseženih sporazumov. Priporočljivo je, da eden od udeležencev ali več, če se to zdi primerno, na sestanku deluje kot sekretarka in ima osnutek poročila o razvoju.

Na koncu ostane majhno poročilo o odločitvi pripravljeno in po potrebi določi datum naslednje seje.

V poznejši fazi

Z večjo umirjenostjo se osnutek poročila o sestanku odpravi. Prav tako se skuša zapustiti prostor v dobrem stanju, organizirajo pa se tudi priprave za naslednji sestanek, začenši znova.