Kako poklicno odgovoriti na telefon

Zmožnost telefonskega strokovnjaka vam lahko pomaga pri uspehu v poslovnem svetu, ne glede na to, ali zastopate majhno podjetje, posredujete informacije za finančno institucijo ali delate kot prva komunikacijska linija za veliko korporacijo. Profesionalni način odgovarjanja na telefon v poslovni komunikaciji ohranja vse jasno med obema stranema. "Jasno komuniciranje in učinkovito poslušanje sta temeljni kamen zvestih odnosov." Ko ljudje ne vidijo osebe na drugem koncu telefona, jim samozavestni, premišljeni odnos omogoča, da vedo, da se ukvarjajo s strokovnjakom. .

Koraki, ki jih morate upoštevati:

1

Vzemite si čas za sprejem sprejemnika dohodnega klica. Brskanje po telefonu, ko niste pripravljeni, pove osebi na drugem koncu, da niste pripravljeni sprejeti klica. Naj telefon zazvoni enkrat ali dvakrat, preden ga dvignete in globoko vdihnete, da se pripravite na klic.

2

Navedite organizacijo, ki jo predstavljate, in svoje ime. Ta trenutek je pomemben, ker posreduje najbolj osnovne informacije drugi stranki in odpravlja vsak dvom o tem, ali je to pravilno število.

3

Pozorno poslušajte klicatelja. Počakajte, da končate pogovor, da odgovorite in se prepričajte, da razumete svoja vprašanja, preden odgovorite. Pojasnite podrobnosti vprašanj sogovornika, če niste prepričani.

4

Ko odgovorite na klicalca, počasi govorite. Bodite prepričani v svoje odgovore. Previdno izberite svoj jezik, saj lahko žargon ali neodločne besede povzročijo, da klicatelj dvomi v svoje izkušnje. Vprašajte klicatelja, če razumete informacije, ki jih navedete.

5

Pred zadržanjem klica vprašajte za dovoljenje. Zahvalite se klicatelju za potrpljenje in mu povejte, kako dolgo bo moral čakati. Zahteva odobritev za posredovanje sporočil ali iskanje poizvedbe, saj bo klicalcu omogočila, da počaka na spletu ali ne.

6

Preverite, ali kličoči razume informacije, ki ste jih posredovali. Preglejte pomembne datume in čas. Vprašajte klicatelja, ali so lahko še bolj v pomoč, preden končate klic. Zahvaljujemo se klicalcu ob zaključku klica.

Nasveti
  • Pomembno je, da odpravite motnje, kot so glasba, hrana, se osredotočite na klic in odgovorite strokovno.